Jak zarządzać czasem?

O czym musisz wiedzieć zanim zaczniesz lepiej zarządzać czasem?

  1. Wpis omówi częściowo problem zwlekania z wykonywaniem zadań, ale jego głównym celem jest lepsze zarządzanie czasem. Wpis nie będzie wyczerpywał tematu „odwlekania zadań”, bo wpływa na niego więcej czynników niż tylko złe zarządzanie czasem.  Jest takie ładne określenie na zwlekanie: prokrastynacja (strona dostępna 5 sierpnia) i pod tym hasłem można w internecie znaleźć więcej materiałów o zwlekaniu. Wpis ma być szczególnie pomocny dla osób, które otrzymują więcej zadań i niż są w stanie wykonać w ciągu dnia.
  2. Wszystkie opisane metody muszą wejść w nawyk, a do tego potrzeba czasu :). Wielokrotnie odniesiesz porażkę i będziesz musiał próbować od nowa, ale to zupełnie coś normalnego. Zmiany będą wymagały stare nawyki. Jeśli mimo wielu prób nie uda Ci się dokonać zmiany – pomocna może być książka: „Siła Nawyku”, autorstwa Charles’a Duhigg’a (PWN 2012).
  3. Książek na temat lepszej wydajności i zarządzania czasem jest mnóstwo, ale żadna z nich nie zrobi za Ciebie pracy. Nie ma czarów, które łatwo pozwolą Ci przeskoczyć na wydajność. Nie zarabiam na pisaniu książek o wydajności, więc nie muszę czarować ;-). Tak jak trenujesz język angielski tak musisz trenować zarządzanie czasem. Przeczytałem kilka książek i wiesz mi, że od samego czytania moja wydajność nie wzrosła. Nie musisz wykupywać całego działu psychologia ;-).
  4. Dam Ci kilka wskazówek, ale musisz pamiętać że każdy człowiek jest inny. Często warto obserwować siebie i wzbogacać metody o swoje doświadczenia.
  5. Musisz też pamiętać o dwóch patologiach związanych z czasem pracy:
    • nadmiernym siedzeniem po godzinach, aby dopracować każdy szczegół. Jeśli poświęcasz kilka dni na prezentację wewnętrzną w firmie to możesz podejrzewać u siebie patologię pracy. Policz ile firma płaci Ci przez te kilka dni, a później spójrz na prezentację. Czy firma zarobiłaby na niej tyle ile Ci zapłaciła? Jeśli nie… to przestań do cholery tysiąc razy poprawiać wszystko w niej. Zainwestowany czas zawsze zestawiaj z zyskami dla firmy. Drugim takim przykładem są wieczne spotkania i zamiast pracować jesteś kilka godzin w kosmosie gadaniny, z której nie ma żadnych wartościowych konkluzji. Naprawdę nie musisz Ty zawsze iść na spotkanie. Czasem warto zamiast spotkania zrobić wymianę e-maili (zaproponować rozwiązanie i dać innym odnieść się do gotowego materiału).
    • często możesz się spotkać z określeniem „jeśli się nie wyrabiasz w godzinach pracy to znaczy, że źle zarządzasz czasem”. Może to być racja, ale też może być tak, że dobrze pracujesz i pracy nie ubywa. Niestety w niektórych firmach/instytucjach jest tak, że czym lepiej pracujesz tym więcej dostajesz. Przełożony wie, że dobrze wykonasz swoją pracę i boi się dać to słabszemu merytorycznie pracownikowi (stąd też często blokuje Twój awans, bo jesteś wydajniejszy na tym stanowisku ;-)). Zalewa Cię coraz trudniejszymi tematami, które wymagają dłuższej pracy i nie ma świadomości o cenie (czas, wykończenie psychiczne itd.), a później się dziwi że dłużej czeka na efekty niż u innych pracowników. Warto otwarcie sygnalizować co dokładnie musisz zrobić – krok po kroku. Jak mimo to patologiczny szef dalej zalewa Cię pracą wprowadź priorytety zadań (omówię je później), ale zalecam ewakuację z takiego zespołu. Bez tej zmiany psychicznie podupadniesz i będzie Ci ciężko zaufać nowemu pracodawcy.

Czy ciągle ktoś Ci przerywa w pracy?

Szczególnie to jest widoczne w:

  • zespole programistów realizujących zadania dla kilku zespołów sprzedażowych;
  • małej firmie zatrudniającej informatyków „od wszystkiego”, którzy są jednocześnie odpowiedzialni za programowanie, administrację systemami, konserwację sprzętu itd.;
  • u kierujących zespołem. Odpowiadają oni za zarządzanie ludźmi, finanse, kontakt z klientem itd.

W każdym z tych modeli jeden pracownik może być oblegany codziennie przez wiele osób. Każde takie spotkanie często powoduje, że nagle jesteś wyrwany z zadania nad którym pracujesz, a ktoś przynosi nowy problem do rozwiązania. Zanim załatwisz nową sprawę mija czas, który utrudnia szybki powrót do starego zadania. Przypomnienie sobie na czym się skończyło oraz osiągnięcie odpowiedniego stanu skupienia nie zawsze jest możliwe od razu.

Wpływa to także na zwiększony stres, bo nie skończyłeś jednego a już czekają kolejne osoby. W dłuższej perspektywie powoduje to zmniejszoną odporność na „trudnych klientów” i pogorszenie komunikacji.

W swoim miejscu pracy zaproponowałem rozwiązanie w postaci jednego adresu e-mail, na który wpływają wszystkie zgłoszenia skierowane do zespołu, np.:

  • weryfikacja problemu na stronie internetowej;
  • stworzenie instrukcji użytkownika dla nowej funkcjonalności;
  • stworzenie opisu nowej rzeczy do zrobienia w serwisie (opisanie funkcjonalności).

Codziennie inna osoba z zespołu dyżuruje nad skrzynką. Pozwala to zwiększyć czas na skupienie się nad większymi zadaniami, a jednocześnie zmniejsza się liczba bezpośrednich zaczepek ulubionych pracowników. Większe zadania to właśnie te poważniejsze rzeczy bezpośrednio przydzielane do pracownika zgodnie z jego specjalizacją. Zadania wspólne i powtarzające się cyklicznie można zlecić osobie dyżurującej, np.: wyciągnięcie danych z serwera dla działu marketingu, zrobienie kopii zapasowej itd.

Pozostali członkowie zespołu muszą też pamiętać o dwóch zasadach:

  • dyżur oznacza, że drobniejsze rzeczy wszyscy z zespołu przesyłają na skrzynkę;
  • w sytuacji krytycznej (np. awaria) cały zespół włącza się w obsługę skrzynki.

Dyżur pozwala szybko skierować sprawę na właściwy tor, bo jeśli ktoś chce coś prostego od nas to nie tracimy czasu na wdrożenie się w problem tylko odsyłamy na skrzynkę. Nawet jeśli mamy dyżur i jesteśmy zaczepiani na korytarzu to prośmy o e-mail, bo sprawa nie ucieknie nam z głowy i uczymy nawyku wysyłania e-maila. Poza tym nasze wyjście, np. do działu finansowego nie zajmie nam nieoczekiwanie dużo czasu. Słuchanie na korytarzu o problemie nie jest komfortowe, a jednocześnie może pokrzyżować plany, np. opóźnić czas rozpoczęcia kolejnych spraw. Musimy też pamiętać o potwierdzeniu przyjęcia zgłoszenia i odpowiedniej „miłej” komunikacji, aby nie było odczucia „olania sprawy”. Inspiracją dla rozwiązania „ochronnej tarczy” była książka pt.: „Zarządzanie czasem. Strategie dla administratorów systemów” (autor Thomas Limoncelli, Helion 2007). Zwróć uwagę, że to również pomaga w sytuacji, kiedy ktoś ma sprawę a Ty cały dzień jesteś na spotkaniu. Poprawia to relacje w firmie, bo zgłaszający nie ma poczucia „olania”.

Ten system dobrze się sprawdza u administratorów, ale i programiści mogą częściowo przejąć to rozwiązanie. Czasem zakres poprawek w produkcie jest prosty i łatwy do wprowadzenia, a systemy kontroli wersji pozwalają łatwiej się zorientować we wprowadzonych zmianach. Trudno pracuje się nad kodem, który ktoś nam zmienił i często programiści pracują nad jakimś konkretnym elementem produktu. Musisz jednak pamiętać, że nie jest dobrze  pozostawiać jednego elementu jednemu człowiekowi, bo pojawi się problem w sytuacji:

  • urlopu;
  • wypadku;
  • zmiany pracy.

Trudno będzie naprawić szybko błąd lub rozbudować produkt. Warto starać się odciążać programistów z rzeczy, które są małe i może to zrobić osoba na dyżurze, np. odbiór telefonów, potwierdzenie błędu, stworzenie dokumentacji itd.

A jak pomóc osobie zarządzającej? Delegacja zadań. Rzeczy mniej kluczowe przekazuj do realizacji w zespole. Nie każde spotkanie jest ważniejsze od prezentacji dla zarządu. Pracownik może przygotować krótkie streszczenie spotkania w postaci e-maila, np. na temat nowego systemu księgowego. E-maile po spotkaniach to bardzo dobra technika, bo pozwalają szybko wdrożyć zespół w coś nowego i są niezwykle skuteczne w przypomnieniu sobie ustaleń po spotkaniu (dobrze jest rozesłać ustalenia do wszystkich osób ze spotkania, aby zweryfikować czy dobrze zanotowaliśmy).

Jak pisać dobre e-maile? Podziel e-maila na pogrubione śródtytuły z punktami, które streszczają co dana część e-maila zawiera. Streszczaj tam najważniejsze rzeczy, a bardziej szczegółowe dodawaj w postaci linków (np.: link do nowego zarządzenia wewnętrznego; link do dokumentacji nowego narzędzia; link do hotelu, gdzie odbywa się konferencja itd.). Zdania powinny być krótkie i napisane jak najprostszym językiem. 

I teraz Cię zadziwię. Humaniści są niezwykle ważni w informatyce, bo dobra komunikacja to  jedna z ważniejszych cech tego świata. Polacy też mają coś do powiedzenia na temat ruchu „prostego języka” (nawet Wikipedia ma „prosty angielski„). Więcej o tej idei możesz przeczytać w Przeglądzie Uniwersyteckim („Prosta  polszczyzna”, dr Tomasz Piekot, Grzegorz Zarzeczny, 2013 r., plik PDF, dostępny 5 sierpnia 2016 r.).

Gdzie umieszczać wszystkie zadania?

Książka, pt.: „Zarządzanie czasem. Strategie dla administratorów systemów” (autor Thomas Limoncelli, Helion 2007), zaleca trzymania wszystkiego w jednym programie/notatniku/miejscu. Byle nie zaśmiecać głowy rzeczami do zapamiętania. Żółte karteczki tutaj się nie sprawdzą, bo lubią się gubić. Ja do dziś popełniam ten błąd i czasem zadania zapisuje na karteczkach, które tworzą piękne stosy :(. To musi być coś co zawsze mamy przy sobie i zawiera wszystko w jednym miejscu. Niektórzy do tego celu używają różnych systemów zarządzania np.: JIRA, Asana, Redmine. Książka zaleca, aby w jednym miejscu też mieć prywatny kalendarz (np. wyjście do lekarza, spotkania rodzinne itd.), aby łatwiej było zarządzać swoim czasem i mieć nawyk wpisywania wszystkiego w jedno miejsce. Tak widzę Twoje duże oczy jak koledzy będą widzieć Twój prywatny kalendarz :P.

Wbrew zaleceniom książki stosuję dwa narzędzia:

  • i tu zaskoczenie… służbową skrzynkę e-mail :). Mogę dać do niej dostęp innym osobom w zespole i w sytuacji urlopu/wypadku sytuacja jest łatwiejsza do opanowania. W przeciwieństwie do systemów zarządzania zadaniami mam całkowitą kontrolę nad tym co jest do zrobienia (nie czekam, aż ktoś zamknie zadanie)  i mogę nadawać swoje własne priorytety. Plusem jest też to, że najliczniejsze rzeczy wpływają e-mailem, więc nie muszę dodatkowo wprowadzać do systemu. Oczywiście zgłoszenia z systemów zarządzania błędami też dostaję na e-mail. Także z systemów zarządzania zadaniami przychodzą e-maile (nie zawsze używamy jednego, czasami jesteśmy kółkiem w większej maszynie i jednocześnie pracujemy w kilku systemach). Powiadomienia z panelu administratora strony internetowej/aplikacji www również trafiają w jedno miejsce. Korzystałem/korzystam także z JIRA, Asana, Redmine, ale z wcześniej opisanych powodów do organizacji pracy używam skrzynki e-mail;
  • aplikację na telefon Jorte (aplikacja dostępna, 5 sierpnia 2016 r.).

Dlaczego skrzynkę e-mail? Przecież tam jest mln e-maili?! Niekoniecznie :). Owszem na adres e-mail wpływa najwięcej, ale to też jest dobra lekcja zarządzania skrzynką e-mail. Operuje głównie na czterech folderach:

  • odebrane;
  • wysłane;
  • spam;
  • zrobione.

Kiedyś miałem sporo folderów, aby pogrupować zadanie… ale to jest błąd. Grupowanie zadań zajmuje sporo czasu i efekty są marne (co jak e-mail dotyczy dwóch spraw?). Status e-maila może być tylko taki: zrobiony/niezrobiony, no czasem spam. Jak coś jest zrobione to jest małe prawdopodobieństwo, że będziemy do tego często wracać, a jak będzie potrzeba znaleźć tego e-maila… to go znajdziemy. Po zrobieniu od razu ląduje w folderze „zrobione”, aby nie zawracać mi głowy. Czasem nawet szybciej znajdę we wspólnym worku „zrobione” niż w specjalnych folderach, np. kiedy przeniesiemy e-mail do błędnego folderu.

I tu mój wyuczony nawyk, jeśli coś zrobię to od razu przenoszę do folderu „zrobione”. Jak to jest mało ciekawy e-mail np. o wymianie klozetu na 58 piętrze to też przenoszę do folderu „zrobione”. No, ale przecież jest tyle dokumentów, prezentacji i newsletterów ważnych… Nie przeczytałeś przez miesiąc? Świat się nie zawalił? To możesz być pewny, że możesz je spokojnie przenieść do folderu „zrobione”. Skoro przez miesiąc nie znalazłeś czasu to już nie znajdziesz. Prezentacji z działu finansowego lub od szefa też raczej nie zignorujesz przez miesiąc. 

A co jeśli będzie to istotna informacja o nowym narzędziu w informatyce? Ej… jak  coś odnosi sukces to jesteś tym bombardowany na każdym kroku. Nie da się siedzieć w programowaniu i nie słyszeć o najpopularniejszych narzędziach z kilku źródeł. Spokojnie nic nie przegapisz, a czysta skrzynka e-mail pozwoli Ci wygospodarować więcej czasu (nie musisz odkopywać e-maili do zrobienia).

Zadania do mnie wpływają kanałami:

  • telefon;
  • e-mail;
  • osobiście;
  • pisma.

Mam w zwyczaju prosić w rozmowie telefonicznej o e-mail z opisanym zadaniem/problemem/prośbą. To jest przydatne w lepszej komunikacji, czy aby na pewno dobrze zrozumieliśmy innego człowieka. A jak nie wypada prosić to sam do siebie wysyłam :). Czyli mam swoje zadania w skrzynce odbiorczej.

Identycznie jak ktoś prosi osobiście to proszę o wysłanie e-maila, zwłaszcza jak jestem na korytarzu. Pamięć zawodna jest, a tak obie strony będą spokojne. Z pismami jest gorzej, ale staram się też e-mailem wysyłać do akceptacji propozycje odpowiedzi. Wtedy mam zarejestrowaną sprawę do zrobienia na skrzynce (wpisujesz swój adres w polu „Do ukrytej wiadomości” i masz to w folderze „Odebrane”).

Ważne jest, że jak pracujesz nad zadaniem to nie sprawdzaj co 5 minut skrzynki. Każdy e-mail odrywa Cię od realizacji zadania. Jak jest coś pilnego to zadzwonią…

Tym samym moja skrzynka e-mail jest moim organizatorem pracy. Mniej priorytetowe zadania przechodzą na kolejny dzień. Inne systemy są fajne, ale nie wszyscy pracownicy chcą i dobrze w nich pracują. Traktuję je jako pomoc, ale staram się nie przyzwyczajać do narzędzia. W przypadku skrzynki e-mail jestem swoim własnym organizatorem. Oczywiście powinieneś sam znaleźć rozwiązanie techniczne, które Ci najlepiej pasuje.

Drugim narzędziem do organizacji pracy jest aplikacja Jorte na telefony z system Android. Używam ją głównie do spraw prywatnych i ważnych służbowo (dodatkowe przypomnienie w postaci alarmów w telefonie). Możesz ją ściągnąć ze sklepu Google.

Pozwala ona na:

  • synchronizację z kalendarzem Google (czyli bez telefonu mam dostęp do swoich zadań, a zmiana telefonu nie jest problemem);
  • ustawienie cyklicznych alarmów, np. przypomnienie w pierwszy poniedziałek każdego miesiąca, że muszę wykonać jakieś zadanie;
  • łatwe użycie nawet bez internetu (wystarcz rod czasu do czasu zrobić synchronizację). Widok jest dla mnie prosty i przejrzysty np. można ustawić  widok tygodnia w podziale na dni z godzinami;
  • eksportowanie wyników do csv czyli łudzenie się, że nie jestem do jednego rozwiązania przykuty ;-).

Niestety jego spolszczenie nie działa najlepiej. Warto poszukać aplikacji, która spełni najwięcej naszych oczekiwań, ale początki w obsłudze są zawsze trudne i trzeba pamiętać o nawykowym wpisywaniu wszystkiego do aplikacji. Telefon mam zawsze przy sobie, więc nie muszę mieć dostępu do Internetu, aby dostać przypomnienie o spotkaniu z kimś ważnym.

Po co mi procedury wykonywania zadań?

Czy zdarza Ci się raz na trzy miesiące wykonywać jakieś skomplikowane zadanie i za każdym razem musisz sobie przypominać jak to zrobiłeś? Albo czy zdarza Ci się coś tłumaczyć innemu pracownikowi, a następnie kolejnemu? A co jeśli miałbyś gotowca, którego byś po prostu czytał lub wysyłał?

Mieliśmy przeprowadzić ręczne testy portalu, a w akcje miały się zaangażować osoby z mniejszym doświadczeniem w tym aspekcie. Zamiast tłumaczyć każdemu z osobna stworzyłem dokument, który zawierał wszystko co niezbędne i był cały czas aktualizowany na wspólnym dysku. Dokument zawierał:

  • harmonogram;
  • odnośniki do dokumentacji portalowej;
  • opis narzędzi do testowania;
  • opis problemu związanego z różnicami między przeglądarkami;
  • instrukcję obsługi systemu zgłaszania błędów (np. Mantis). Wbrew pozorom często się zdarza złe nadawanie priorytetów dla błędu i nie każdy ma doświadczenie ze wszystkimi systemami (np. stażysta);
  • słowniczek dla nowych pracowników;
  • zadania testowe, scenariusze testowe, analiza ekspercka itd.

W sytuacji, kiedy było pracy za dużo przy ręcznym testowaniu bardzo łatwo można było wdrożyć nowych pracowników. Wystarczyło podesłać instrukcję. Nie każdy lubi informacje w postaci napisanej, więc zawsze mógł dodatkowo skonsultować dany punkt osobiście. Co ciekawe niektóre elementy z tej instrukcji mogą być przydatne w testowaniu innych produktów. Wykonane raz, a wykorzystane wiele razy. To też filozofia z książki „Zarządzanie czasem. Strategie dla administratorów systemów”. Choć autor widzi inną strategię dla programistów to wiele aspektów tej książki można wykorzystać w zespołach programistycznych i w zarządzaniu.

Co jest ważne w tworzeniu instrukcji? Jak się komunikować?

Największa bolączka informatyków to brak odpowiedniej komunikacji. Nieźli informatycy nie zawsze poradzą sobie bez dobrych sprzedawców i na odwrót. Bardzo często się zdarza, że mówią skrótami, zapominają że to co jest dla nich oczywiste nie musisz być dla innego programisty (np. programista może mieć doświadczenia z innym oprogramowaniem, inną kulturą pracy itd.). Jest bardzo istotne, aby pisać prosto i zrozumiale.

Nie wolno pomijać żadnych rzeczy. To oczywiste, że przed każdą większą edycją musisz zrobić kopię… ale napisz to w instrukcji. Po pierwsze powstaje procedura, którą sprawdzasz punkt po punkcie. Skoro nawet lekarze mylą się w procedurach, gdzie stawką jest życie to i Tobie też się może to przydarzyć (popełniasz czasem błędy ? Nie :))? Po drugie instrukcja może trafić do świeżego pracownika, on może nie wiedzieć o czymś albo mieć problemy z rozszyfrowaniem skrótów, np. w niektórych firmach mówi „zaciemnienie kodu„, w innych używa się polskiego słowa „obfuskacja”, a w jeszcze innych angielskiego „obfuscation”. Jest jeszcze jeden typ firm, gdzie nie poprawnie wymawia się to słowo. Są też tacy co mylą to z pojęciem minifikacji. Jedna czynność i tyle określeń… A przecież Twój menadżer i koledzy z zespołu to podstawa udanego projektu, komunikuj się z nimi w prosty sposób. Tylko słaby pracownik musi nadużywać dziwnych nazw, po cholerę coś nazywać „taskiem”… jak można po polsku powiedzieć „zadanie”. Jak facet ma wadę wymowy to szacunek jak odgadniesz znaczenia wszystkich angielskich nazw :). Tak widzę to oburzenie z powodu krytyki nadużywania „tasków”, „deadlinów” i innych zboczeństw z angielskiego :). Nie musimy komunikować się z innymi Polakami w pseudoangielskim, bo to nie poprawi komunikacji, a też nie doda nam profesjonalności. Inna sprawa jak w zespole są obcokrajowcy, ale wtedy zasada dotyczy języka polskiego ;-).

Jeśli jestem na spotkaniu biznesowym i co drugie usłyszane słowo to „kej pi aj” to od razu włącza mi się czerwona lampka… Po cholerę ktoś mówi po polsku i dodaje pseudoangielski? Profesjonalne to było w latach ’90, gdzie co drugi polski produkt miał dziwną nazwę typu „magic water” ;-).

Polacy nie gęsi, iż swój język mają” – wciąż aktualne :).

Mody na obcy język już przechodziliśmy (francuski, łaciński)… czy znów musimy to robić z angielskim? Angielski ma służyć do międzynarodowej komunikacji, a nie „zaciemniania” prostych pojęć.

Ważne też jest właściwe odczytywanie sygnałów niewerbalnych jakie są wysyłane do nas przez innych. Można łatwiej zrozumieć współpracowników, a czasem odkryć, że jest problem. Więcej o mowie niewerbalnej możesz poczytać w Internecie, ale ja polecam Ci popularną książkę „Wywieranie wpływu na ludzi. Teoria i praktyka” (autor Robert Cialdini, Gdańskie Wydawnictwo Psychologiczne 2008). Spójność pomiędzy słowem, a mową niewerbalną jest ważna. Jeśli nie współgra jedno z drugim to ich nie przekonasz.

Pamiętaj tylko, że mowa niewerbalna jest pomocna, ale nie powinna być jedynym filarem komunikacji. Niektórzy na jej podstawie potrafią wyciągać zbyt daleko idące wnioski, we wszystkim trzeba mieć umiar ;-).

A co z pożeraczami czasu?

W pracy takimi pożeraczami czasu mogą być:

  • komunikatory internetowe typu Gadu-Gadu, Messenger, wewnętrzne komunikatory itd.;
  • portale społecznościowe np. Facebook, Twitter;
  • portale branżowe, np. Smashing Magazine;
  • rozmowy z fajnym kolegą/koleżanką :D;
  • a nawet służbowa poczta, która zbyt często przeglądana może powodować rozproszenie naszej uwagi.

Wszystko na tej liście na pewno jest dla Ciebie oczywiste. Te spojrzenie raz na godzinę może zabierać naszą ceną uwagę i zaśmiecać umysł głupotami, a i pracodawca nie będzie szczęśliwy z tego powodu ;-). Staraj się wyłączać lub oddalać od siebie rzeczy, które pochłaniają czas i wybijają z rytmu. Jeśli pracujesz nad czymś ważnym wyłącz dźwięk w komórce, zostaw go w szufladzie. Przestań myśleć o tej fajnej koleżance/fajnym koledze lub bardziej prawdopodobne o rozegraniu nowej kampanii w Starcrafta :). Skup się. I mam nadzieję, że nie grasz w przeglądarkowe gry w pracy!

Te rzeczy oddalają Cię od zrealizowania celów. Czas to jedyna rzecz, której nie możemy kupić. Stąd też jest ważny balans na linii praca-rodzina. Za wszystko płacimy czasem, fajnie to jest zobrazowane w filmie „Wyścig z czasem” (strona dostępna 6 sierpnia 2016 r.), choć tam akurat można było kupić czas ;-). Staraj się gospodarować swoim czasem jakby to była waluta (coś cennego).

Pożeracze kradną Twój czas i uzależniają. Odstawianie ich jest trudne i wymaga zmiany nawyków (czasu).

Mogą też być inne rzeczy zmniejszające komfort pracy, np. nieporządek na biurku mocno rozprasza. Posprzątaj biurko, posprzątaj pulpit komputera, przygotuj sobie miejsce pracy bez elementów odciągających uwagę (np. nowy magazyn z grami). Jak jest zbyt duży hałas to nie bój się założyć słuchawki, aby się wyłączyć z hałaśliwego biura. Mi muzyka pozwala osiągnąć dobry stan skupienia, choć czasem cisza też daje dobre efekty.

A co z godzinami pracy?

Mam to przekleństwo, że najlepiej pracuje mi się w nocy. Godzina 23 jest dla mnie idealna do pracy, a godz. 8 to czas rozdrażnienia (nie lubię wstawać przed 7). Każdy z nas ma taki zegar biologiczny, gdzie lepiej funkcjonuje w określonych godzinach. Jeśli masz możliwość pracy zdalnej lub zmianę godzin to warto to zrobić, aby dostosować się do biologicznego zegara. No, ale to nie zawsze możliwe…

Zauważ, że codziennie można wyróżnić w pracy różne okresy, np.:

  • rano największy spokój, bo każdy dopiero loguje się do świata;
  • pod koniec dnia pracy największa intensywność, bo każdy chce wyjść o normalnej porze;
  • spokojnie w środku dnia (pora obiadowa).

Wyczuj te okresy i w najspokojniejszej części rób najtrudniejsze zadania. Mniej osób będzie Cię odrywać od pracy, a to zwiększy stan skupienia i ułatwi znalezienie „dobrego przepływu„.

Jak nie ma takiego czasu to może przesuń godziny pracy z 8 na 7? Albo z 16 na 17. Spróbuj wykorzystać swój zegar biologiczny.

Jakie zadania wykonywać najpierw?

Masz już zebrane wszystkie zadania w jednym. Teraz trzeba wybrać kolejność. Nadawanie priorytetów zadaniom to najpotężniejsze narzędzie do zarządzania czasem. Zawsze czasu jest mniej niż zadań, więc decydujesz co może czekać, a co nie. Wiadomo, że zadania od szefa mają najważniejszy priorytet, bo to on decyduje o Twoim awansie i jest najmniej wyrozumiały :). Zadania bez terminu (np. instrukcja dla stażysty) przesuwasz na kolejny dzień, mając to na e-mailu od razu widzisz czas zwłoki z wykonaniem zadania. To proste, ale wymaga ćwiczenia.

Pamiętaj tylko o poinformowaniu, że realizowane dla kogoś zadanie może się przeciągnąć. Komunikacja ze zlecającym jest bardzo ważna. Nikt nie lubi oddawać do serwisu samochód i tygodniami nie mieć sygnału co się dzieje. Pamiętaj, że prostsze zlecenia lub zadania innych możesz przekazywać do pozostałych członków zespołu. Stażysta poradzi sobie z wyciągnięciem statystyk strony i ich analizą lub kontaktem z serwisem sprzętu komputerowego, a robienie kopii zapasowej serwisu nie zawsze jest w naszej gestii.

W określeniu priorytetu musisz brać pod uwagę kilka czynników:

  • czy nie zrobienie tego dzisiaj będzie miało skutki negatywne? Np. kopia bezpieczeństwa;
  • czy zadanie długo czeka? Dział finansów czeka miesiąc na nasze papiery… yyy zaraz pójdą ze skargą!;
  • czy zadanie jest kluczowe dla firmy? Spotkanie z klientem może przynieść dochód, więc czemu wciąż nie mam czasu na to?;
  • czy to zadanie jest trzonem moich obowiązków? Pani Maryśka z działu marketingu prosiła o pomoc w systemie księgowości, ale przecież to nie jest system stworzony przez nas dział!
  • czy rezultat wykonania danej rzeczy będzie duży? Uuuu znowu spotkanie na temat sprzedaży systemu za 30 tys. zł, a ja mam opóźnienia w realizacji systemu za 500 tys. zł. Gdzie powinienem być?;
  • czy dane zadanie spowoduje, że szef mnie doceni? Siedzę po 12 h i szef nie dał mi podwyżki od 5 lat… No to co się stanie jak nic nie zmienię?!
  • czy ktoś potrzebuje naszego wkładu, aby ruszyć ze swoją pracą? Inny dział bez kopii nie może testować aplikacji. Kowalski tworzy kopię od dwóch tygodni, kto przyjdzie się upomnieć o zrobienie zadania? Szef.

Większe zadania rozbijaj na mniejsze, dzięki temu łatwiej jest uniknąć ich odwlekania. Codziennie przejrzyj zadania jakie masz do wykonania i ułóż plan ich wykonania.

Twój plan powinien też zawierać elementy prowadzące do dużych i ważnych celów, np. zdobycie certyfikatu z języka portugalskiego wciągu pół roku. W planie dnia dodaj małe zadanie przybliżające do tego celu. Zamiast certyfikatu może to być np. wdrożenie nowego systemu lub nauka nowego narzędzia. Ważne, aby był to cel mierzalny i z wyznaczoną datą („Zarządzanie czasem[…]”, str. 103-110). Bez dużych celów będziemy dreptać w miejscu ;-).

Pamiętaj o rezerwowaniu około 30 minut na nieprzewidziane pilne rzeczy. Ważne rzeczy możesz oznaczać alarmem w telefonie (np. wspomniana już aplikacja Jorte).

Czy dzielić się wiedzą?

W dobrze prosperującej firmie cenieni są liderzy, którzy dzielą się wiedzą. Stają się filarem firmy i przyczyniają się do jej rozwoju i poprawy kultury pracy (współpraca).

Dla Ciebie to też korzyści, bo pierwsze uczysz się sztuki przekazywania wiedzy, po drugie sam możesz skorzystać z przygotowanych materiałów dla innych (wiedza bywa ulotna), a po trzecie budujesz swoją markę. No i oszczędzasz swój czas i pieniądze firmy (szkolenia).

Ja mam w zwyczaju po każdym szkoleniu lub ważnym spotkaniu przygotowywać notatkę z najważniejszymi rzeczami, którą wysyłam e-mailem do pozostałej części zespołu. Po pierwsze na e-mailu mam notatkę przypominającą mi najważniejsze rzeczy i oszczędzam czas potrzebny na odświeżenie sobie informacji o tym po jakimś czasie. Po drugie osoby czytając moją notatkę mogą szybko się zorientować w temacie i zaoszczędzą czas. Po trzecie łatwiej jest odnaleźć przyczyny podjętych decyzji, dlatego dobrze takiego e-maila wysłać jeszcze do pozostałych uczestników spotkania i potwierdzić to co jest zanotowane.

Mądry szef to taki, który zatrudnia mądrzejszych od siebie. On nie musi znać każdego koła zębatego, on musi wiedzieć jak te koła połączyć. Oczywiście w Polsce ta kultura pracy czasem szwankuje. Czasem też wysoka wiedza techniczna nie zawsze idzie w parze z dobrym zarządzaniem.

Jeżeli w firmie są osoby o niskich kwalifikacjach (nawet z zarządzania), a mimo to są kierującymi to czy podzielisz się wiedzą czy nie to i tak oni zachowają swoje miejsce. Z jakiegoś powodu ktoś dał im awans i nie przyzna się łatwo do błędu. Dzielenie wiedzą pozwala Ci zbudować dobre relacje z pozostałymi członkami zespołu, a szef nie zepchnie Cię łatwo w kąt. Nie bój się też utraty pracy, bo najlepsi fachowcy dzielą się swoją wiedzę i nie narzekają na brak zleceń (budują markę). Poza tym szybciej się uczą od pozostałych i szybko mogą im odciąć wiedzę za złe zachowanie. W informatyce jest powszechne dzielenie się wiedzą i mimo to pensje nie spadają.

Jeśli trafisz na szefa przekraczającego dobre granice (znęcanie się psychiczne) to nie warto przymykać oko na jego zachowanie. Lepiej pogadać z jego przełożonym lub uciec z firmy, bo z czasem chora sytuacja zrobi spustoszenie w Twojej głowie.

Dzielenie wiedzą pozwala, aby prostsze rzeczy przekazać do nowych członków zespołu. Jeśli jesteś kierującym to nie zapomnij nagradzać wysiłki pracowników dzielących się wiedzą.

Czy korzystasz z narzędzi ułatwiających pracę programisty?

Jeśli nie jesteś programistą to możesz korzystać z procedur, które przyśpieszają realizację zadań. Zostały one omówione wcześniej. Programista dodatkowo może zautomatyzować część swojej pracy. Jeśli jesteś początkujący to warto naukę skupić na poznaniu tych narzędzi. Programiści korzystają z takich programów jak:

  • systemy kontroli wersji, np. GIT;
  • programy do testowania, np. Selenium (krótki kurs w języku polskim, strona dostępna 6 sierpnia 2016 r.);
  • testery dostępności dla osób niepełnosprawnych, np. Wave;
  • oprogramowanie do testowania bezpieczeństwa, np.: Kali Linux, Metasploit, narzędzia tworzone w ramach OWASP (strona dostępna 6 sierpnia 2016);
  • strony symulujące różne ekrany, np. Responsinator (strona dostępna 6 sierpnia);
  • walidatory np. validator HTML,
  • dodatki do przeglądarki, np. Firebug;
  • maszyny wirtualne;
  • strony wykonujące zrzuty ekranu z różnych przeglądarek i systemów, np. Browser shot.
  • programy do szukania błędów;
  • i wiele innych narzędzi, np. Gulp (automatyzacja części zadań, strona w języku angielskim dostępna 6 sierpnia 2016 r.).

Automatyzacja pracy przyśpiesza wykonanie zadania, ale ręczne sprawdzenie i wykonanie też jest ważne. Program nie zawsze jest w stanie wykryć wszystko lub zrobić to dobrze. Dodatkowo nie powinnaś/powinieneś zaniedbywać swoich umiejętności, np. testowanie bezpieczeństwa. Niektórzy mogą przygotowywać coś co zwraca dobre wyniki w programie, ale mimo to zawiera problemy np. bezpieczeństwa, wydajności, dostępności dla osób z niepełnosprawnościami.

Na pewno też korzystasz z platform programistycznych i bibliotek, które przyśpieszają pracę. Nie bój się ich używać w zależności od potrzeb (nie zawsze do wszystkiego jest potrzebna platforma programistyczna, która narzuca pewne rozwiązania). Warto też tworzyć własne biblioteki, jeśli coś często się powtarza, np. potrzeba budowy wydajnego odtwarzacza plików video. Z takiego kodu możesz skorzystać wielokrotnie.

Ważne jest też pisanie kodu zgodnie ze standardami i dobrymi praktykami. Może to zaoszczędzić nam sporo czasu w przyszłości, np.:

  • pisz kod tak, aby inni mogli szybko się w nim zorientować i działać (poprawne nazwy zmiennych, komentarze, nazwy klas itd.). Nigdy nie możesz przewidzieć co będzie się działo w przyszłości (np. wypadek itd.);
  • staraj się zamykać funkcjonalność w obrębie jednego miejsca (np. funkcji), aby wprowadzenie zmian nie wymagało zmian w całym kodzie kodzie;
  • używaj formatowania kodu;
  • wartość, która wielokrotnie się powtarza powinna być w zmiennej (jedno miejsce do zmiany);
  • testuj swój kod.

Tych zasad jest więcej i w przyszłości będę do nich wracał. Jeśli szukasz więcej informacji na ten temat to bardzo popularna jest książka „Czysty kod. Podręcznik dobrego programisty”, autorstwa Roberta C. Martina (Helion 2010).

Przejrzyj także zalecania dla danego języka programowania, np. społeczność języka PHP stworzyła wytyczne PHP The Right Way (strona w języku polskim, dostępna 6 sierpnia 2016 r.).

Podsumowanie

  1. O czym musisz wiedzieć zanim zaczniesz lepiej zarządzać czasem?
    Potrzebujesz ćwiczeń, aby lepiej zarządzać czasem. Wiele razy poniesiesz porażkę, ale musisz cały czas próbować. Nie ma sensu też czytać wszystkich książek o zarządzaniu czasem. Lepiej skupić się na działaniu. Zarządzanie czasem nie zawsze pomoże Ci z chorobą „odwlekania” wykonania zadania.
  2. Czy ciągle ktoś Ci przerywa w pracy?
    Każde oderwanie od pracy powoduje, że potrzebujesz czasu do złapania odpowiedniego rytmu pracy i przypomnienia sobie, gdzie skończyłeś pracę. Dobrym rozwiązaniem jest przekazywanie do jednej osoby dyżurującej danego dnia mniejsze, powtarzające się i wspólne zadania w zespole. Pozostali dostają czas na realizację poważniejszych zadań. Szerzej rozwiązanie opisuje książka pt.: „Zarządzanie czasem. Strategie dla administratorów systemów” (autor Thomas Limoncelli, Helion 2007).
  3. Gdzie umieszczać wszystkie zadania?
    W jednym miejscu musisz gromadzić wszystkie swoje zadania, spotkania, plany. Dobrze jest mieć do tego ciągły dostęp i szybką możliwość wprowadzania nowych pozycji (np. podczas zaczepki na korytarzu). Jest wiele aplikacji wspomagających, ale to do Ciebie należy wybór najbardziej przyjaznej aplikacji. Najważniejsza rzecz to wpisywać wszystko do tej aplikacji lub notatnika.
  4. Po co mi procedury wykonywania zadań?
    Posiadanie procedury/instrukcji wykonania zadania pozwala wykonać raz, a wykorzystać wiele razy. Nigdy nie wiesz kto zostanie dołączony do zadania, dlatego dobrze i zrozumiale opisana instrukcja może procentować. Pamiętaj o wypisaniu wszystkich elementów, bo to co jest dla Ciebie oczywiste nie musi być dla innego (np. kopia bezpieczeństwa) ;-). Nie nadużywaj pseudoangielskiego, bo Twoim celem jest dobra komunikacja.
  5. A co z pożeraczami czasu?
    Komunikatory, portale społecznościowe, portale internetowe mogą utrudniać właściwe skupienie się w pracy. Uczą też złych nawyków przerywania pracy i sprawdzania czy jest coś nowego. Warto ustanowić sobie zasadę, że jak pracujesz to odkładasz wszystkie pożeracze czasu (wyłącz dźwięk w telefonie komórkowym). Zniweluj też elementy przeszkadzające się w skupieniu, np. nieporządek na biurku.
  6. A co z godzinami pracy?
    Zauważ, że codziennie można wyróżnić w pracy różne okresy, np.:
    • rano największy spokój;
    • pod koniec dnia pracy największa intensywność, bo każdy chce wyjść o normalnej porze;
    • spokojnie w środku dnia (pora obiadowa).

    Wyczuj te okresy i w najspokojniejszej części rób najtrudniejsze zadania. Staraj się też dostosować swoje godziny pracy do zegara biologicznego, jeśli pracujesz zdalnie lub w ruchomych godzinach to wybierz godziny, kiedy Ci się najlepiej pracuje.

  7. Jakie zadania wykonywać najpierw?
    W określeniu priorytetu musisz brać pod uwagę kilka czynników:
    • czy nie zrobienie tego dzisiaj będzie miało skutki negatywne? Np. kopia bezpieczeństwa;
    • czy zadanie długo czeka? Dział finansów czeka miesiąc na nasze papiery… yyy zaraz pójdą ze skargą!;
    • czy zadanie jest kluczowe dla firmy? Spotkanie z klientem może przynieść dochód, więc czemu wciąż nie mam czasu na to?;
    • czy to zadanie jest trzonem moich obowiązków? Pani Maryśka z działu marketingu prosiła o pomoc w systemie księgowości, ale przecież to nie jest system stworzony przez nas dział!
    • czy rezultat wykonania danej rzeczy będzie duży? Uuuu znowu spotkanie na temat sprzedaży systemu za 30 tys. zł, a ja mam opóźnienia w realizacji systemu za 500 tys. zł. Gdzie powinienem być?;
    • czy dane zadanie spowoduje, że szef mnie doceni? Siedzę po 12 h i szef nie dał mi podwyżki od 5 lat… No to co się stanie jak nic nie zmienię?!
    • czy ktoś potrzebuje naszego wkładu, aby ruszyć ze swoją pracą? Inny dział bez kopii nie może testować aplikacji. Kowalski tworzy kopię od dwóch tygodni, kto przyjdzie się upomnieć o zrobienie zadania? Szef.
  8. Czy dzielić się wiedzą?
    Dla Ciebie to też korzyści, bo pierwsze uczysz się sztuki przekazywania wiedzy, po drugie sam możesz skorzystać z przygotowanych materiałów dla innych (wiedza bywa ulotna), a po trzecie budujesz swoją markę. No i oszczędzasz swój czas i pieniądze firmy (szkolenia).
  9. Czy korzystasz z narzędzi ułatwiających pracę programisty?
    Programiści mogą używać wiele narzędzi automatyzujących ich pracę, np. Selenium, Gulp, Wave itd. Muszą tylko pamiętać, że nie powinno to zastępować ręcznego sprawdzania, np. bezpieczeństwa strony internetowej. Ważne jest też pisanie kodu zgodnie ze standardami i dobrymi praktykami. Może to zaoszczędzić nam sporo czasu w przyszłości.
  • Podziel się na:

Zobacz również:

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *